FacturasAI

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FacturasAI · Sistema de gestión

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🛒 Ventas hoy

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📅 Ventas del mes

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⚠️ Stock bajo / agotado

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productos con alerta

💵 Cobros 7 días

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💵 Cobros 15 días

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💵 Cobros 30 días

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📊 Ventas últimos 7 días

💹 Flujo financiero

📈 Utilidad neta (30 días)

⏳ Pendientes de cobro

🏆 Top proveedores / clientes (30 días)

✅ Procesados

Cobros recibidos vía WhatsApp o marcados como pagados

Proveedor / Cliente Plataforma Fecha Total

⏳ Pendientes

Deudas registradas manualmente

Nombre Descripción Vence Monto Estado

💬 Conexión WhatsApp

Escanea el QR con tu teléfono para vincular cada línea de atención

📖 Instrucciones

1

Abre WhatsApp en tu teléfono y ve a Ajustes → Dispositivos vinculados

2

Toca Vincular un dispositivo y escanea el código QR de la línea deseada

3

Una vez vinculada, envía una foto de cualquier factura o comprobante

✓

Los datos aparecerán automáticamente en el panel en tiempo real

⚡ Actividad en tiempo real

Los eventos del bot aparecerán aquí…

⚙️ Configuración

Personaliza tu marca y la apariencia de los documentos

🖼️ Logo de empresa

Se usará en los PDFs generados

🎨 Color de marca

Se aplica en toda la interfaz y documentos

#6366f1

🏢 Datos de la empresa

Aparecen en el encabezado del PDF

💳 Cuentas bancarias para pagos

El bot las enviará cuando los clientes pidan pagar adelantado

🏭 PRO FEATURE

🏭 Modo Mayorista

Activa precios escalonados por volumen. Cuando un cliente pida 5, 10, 20 o más unidades por WhatsApp, el bot aplicará automáticamente el precio mayorista que configures.

🧠 Base de conocimiento del Bot

Sube un documento Word (.docx) con información de tu empresa, productos y servicios. El bot usará este contexto para responder consultas.

Haz clic para subir documento

Solo archivos .docx (Word)

🛍️ Bot de Pedidos

Atiende consultas y captura pedidos

Base de conocimiento (opcional)

Solo archivos .docx

Comportamiento del bot

Sube un .docx con las instrucciones de cómo debe hablar y comportarse este bot

Instrucciones de comportamiento

Solo archivos .docx

📅 Bot de Citas

Agendamiento automático de citas

Horario de atención

Info de servicios y horarios

Solo archivos .docx

Comportamiento del bot

Sube un .docx con las instrucciones de cómo debe hablar este bot con los clientes

Instrucciones de comportamiento

Solo archivos .docx

👑 Administración

Gestión de cuentas de clientes

Cliente Plan Estado Vence Notas

Sin cuentas registradas

🛒 Ventas

Pedidos registrados manual y por WhatsApp

Cliente Productos Fecha Total Estado

📦 Inventario

Productos, categorías, marcas y proveedores

📊 Stock

Niveles de inventario en tiempo real

💰 Finanzas

Ingresos, egresos y mermas

🏦 Cierre de Caja

Resumen diario y historial de cierres

📋 Resumen de hoy (en vivo)

🗂️ Historial de cierres

📈 Reportes

KPIs y descarga de reportes completos

🥇 Top 5 productos más vendidos

📦 Estado del stock

📋 Pedidos Bot

Pedidos cerrados automáticamente por el bot de WhatsApp

Cliente Celular Producto Valor Fecha

📅 Citas Bot

Citas agendadas automáticamente por el bot de WhatsApp

Cliente Teléfono Fecha Hora Registrado

🚨 Incidencias

Clientes que solicitaron atención personalizada — requieren contacto humano

Estado Cliente 📱 Teléfono 📝 Notas / Mensaje Recibido

📢 Anuncios

Vincula tus anuncios de Meta (Facebook/Instagram) a productos del inventario. Cuando un cliente llegue desde el anuncio, el bot identifica automáticamente el producto y envía info, fotos y ofertas.

Activo Anuncio Producto vinculado Hits Último

📚 Info Productos

Productos digitales (cursos, ebooks, plantillas). Configurá el funnel de mensajes, los métodos de pago y el contenido de entrega — el bot atiende al cliente y entrega automáticamente al recibir el comprobante de pago.

🤖

Bot de Info Productos

Atiende clientes interesados en info productos. Detecta el producto por el nombre o por el anuncio de origen y dispara el funnel automáticamente.

🎓

Guía de uso — todo lo que necesitás saber

Tu sistema gestiona inventario, ventas, finanzas y atención por WhatsApp con bots automáticos, todo en un solo lugar. Esta guía te lleva de la mano desde la conexión inicial hasta vender en piloto automático. Tomate 10 minutos, seguí los pasos y vas a tener tu negocio funcionando.

🚀 Ruta rápida — empezá en 4 pasos

  1. Conectá tu WhatsApp. Andá a 💬 WhatsApp y escaneá el código QR con tu celular.

  2. Configurá tu negocio. En ⚙️ Configuración cargá tu nombre, logo y tus cuentas de pago (Nequi, Daviplata, Bancolombia).

  3. Cargá tus productos. En 📦 Inventario agregá lo que vendés con precio, stock y fotos.

  4. Prendé el bot. En 💬 WhatsApp activá el Bot de Pedidos en tu línea. ¡Listo, ya atiende solo!

💡 Abajo tenés la guía detallada de cada módulo. Tocá cualquier tarjeta para desplegarla.

Guía detallada

💬

Conectar WhatsApp

Vinculá tu número para que el bot reciba y conteste mensajes

Entrá al menú 💬 WhatsApp. Vas a ver un código QR.

  1. Abrí WhatsApp en tu celular → Ajustes → Dispositivos vinculados.
  2. Tocá “Vincular un dispositivo” y escaneá el QR de la pantalla.
  3. Cuando el indicador arriba a la derecha quede en verde “Conectado”, ya está listo.
Importante: usá un número dedicado al negocio y mantené el celular con internet. Si se desconecta, volvé a esta página y escaneá el QR de nuevo. El botón “Reiniciar conexión” genera un QR nuevo si quedó pegado.

Plan Negocio: podés conectar 2 líneas (QR 1 y QR 2) — por ejemplo, una para productos físicos y otra para productos digitales.

🛡️

Prevenciones — cuidá tu línea de WhatsApp IMPORTANTE

Cómo evitar que WhatsApp te bloquee o banee el número del bot
¿Por qué importa? El bot atiende WhatsApp de forma automática. Si la línea se usa como “máquina de spam”, WhatsApp lo detecta y puede bloquear o banear el número. La buena noticia: siguiendo estas reglas, el riesgo es muy bajo. El sistema ya hace su parte (mirá el final); vos cuidá estas:

✅ Reglas de oro (las más importantes)

  • 1️⃣Nunca mandes mensajes masivos en frío. El bot SOLO responde a quien te escribe primero. No uses la línea para enviar promociones a listas de números que no te contactaron — eso es lo que más rápido te banea.
  • 2️⃣Usá un número dedicado al negocio, no tu personal. Mejor un número con algo de uso/antigüedad que un chip recién comprado que de una empieza a escribir a desconocidos.
  • 3️⃣Arrancá despacio (warm-up). Los primeros días, poco volumen. Subí la cantidad de chats de a poco durante 1–2 semanas en vez de explotar de golpe.
  • 4️⃣Cuidá que no te bloqueen ni te reporten. Si muchos clientes te bloquean o marcan como spam, WhatsApp banea. Atendé bien, no insistas a quien no responde.

⚠️ Evitá esto

  • Importar listas de contactos y escribirles a todos.
  • Mandar el mismo mensaje idéntico, copiado y pegado, a un montón de gente.
  • Enviar muchos links o contenido reenviado de cadena.
  • Escanear el QR en varios lugares a la vez o re-vincular la sesión todo el tiempo (se ve sospechoso).
  • Tener la línea recién creada y de una mandar cientos de mensajes.

🚑 Si WhatsApp te manda una advertencia o te limita

  • Bajá el volumen de inmediato y apagá el bot un rato desde la página 💬 WhatsApp.
  • Si te banean, podés apelar desde la misma app de WhatsApp (“Solicitar revisión”).
  • Tené un número de respaldo por si acaso, para no quedarte sin atención.
🤖 Lo que el sistema ya hace por vos (automático): simula que está “escribiendo…”, marca tus mensajes como leídos, responde con tiempos variados (no robóticos), nunca escribe en frío (solo contesta), y se reconecta con calma sin martillar los servidores de WhatsApp. Todo esto hace que tu línea se vea humana y reduzcas muchísimo el riesgo.
🏪

Configurar tu negocio y cuentas de pago

Datos de tu empresa + a dónde te pagan los clientes

En ⚙️ Configuración cargá:

  • Perfil de la empresa: nombre, logo, dirección y datos de contacto (aparecen en reportes y mensajes del bot).
  • Cuentas de pago: agregá tus números de Nequi, Daviplata, Bancolombia, etc. El bot se las envía al cliente cuando va a pagar.
  • Base de conocimiento (KB): info de tu negocio (horarios, envíos, garantías) para que el bot responda preguntas frecuentes con tus datos reales.
  • Comportamiento del bot: ajustá el tono y las reglas con las que atiende a tus clientes.
💡 Mientras más completa la KB y las cuentas de pago, menos preguntas te llegan a vos: el bot resuelve solo.
📦

Inventario y stock

Tus productos, precios, fotos y control de existencias

En 📦 Inventario agregá tus productos con nombre, precio de venta, costo, stock y fotos. Podés organizarlos por categorías, marcas y proveedores.

  • El bot usa estos productos (nombre, precio y fotos) para mostrárselos al cliente y armar el pedido.
  • Cada venta descuenta el stock automáticamente. Si cancelás una venta, el stock se restaura.
  • En 📊 Stock ves alertas de productos por agotarse para que no te quedes sin nada.
💡 Subí fotos reales y buen precio: es lo primero que ve tu cliente cuando el bot le muestra el producto.
🤖

Los bots automáticos

Pedidos, Citas e Info Productos — atienden solos por WhatsApp

Tenés 3 bots que podés prender o apagar de forma independiente en cada línea de WhatsApp (página 💬 WhatsApp, panel “Bots activos en esta línea”):

  • 🛒Bot de Pedidos: muestra productos, arma el pedido, pide los datos de envío, envía las cuentas de pago y registra la venta. Tu trabajo: solo entregar.
  • 📅Bot de Citas: agenda citas/turnos automáticamente y te las deja listas en 📅 Citas Bot.
  • 📚Bot de Info Productos: vende productos digitales (cursos, ebooks, plantillas) con un funnel de mensajes y entrega automática al recibir el comprobante de pago.
💡 Cada línea puede tener una combinación distinta. Ej.: Línea 1 = Bot de Pedidos (físicos), Línea 2 = Bot de Info Productos (digitales). Así no se mezclan.

Personalizá cada bot desde ⚙️ Configuración con su base de conocimiento y su comportamiento.

🛒

Ventas y entregas

De “pedido” a “entregado” — y cómo cuenta como ingreso

Las ventas llegan de dos formas: las que arma el bot automáticamente, y las que registrás a mano desde 🛒 Ventas → Nueva Venta (con cantidad, precio y total editables).

  • Una venta nueva queda en estado “Pendiente”.
  • Cuando la entregás, cambiala a “Entregado”. En ese momento su total cuenta como ingreso confirmado en finanzas y caja.
  • El stock se descuenta al crear la venta y se restaura si la eliminás.
💡 Marcá como “Entregado” solo cuando el cliente ya tiene el producto y vos el pago. Así tus números reflejan la plata real.
💰

Finanzas y Cierre de Caja

Ingresos, egresos, mermas y el corte del día

En 💰 Finanzas llevás el control de tu plata:

  • Ingresos: entradas de dinero (ventas entregadas + ingresos manuales). Podés subir un Excel de gastos/ingresos y el sistema lo lee.
  • Egresos: lo que gastás (compras, servicios, sueldos).
  • Mermas: productos perdidos, dañados o vencidos.

En 🏦 Cierre de Caja hacés el corte del día: el sistema suma ingresos, resta egresos y te da el resultado. Tenés vista previa en tiempo real y podés descargar el cierre en PDF.

💡 Hacé el cierre todos los días al terminar. Es tu “foto” diaria de cuánto ganaste de verdad.
📈

Reportes y Dashboard

Tus números de un vistazo y reportes para descargar

El 🏠 Dashboard te muestra tus indicadores clave (ventas del día, ingresos, productos top, etc.) apenas entrás.

En 📈 Reportes generás un reporte general de tu negocio para descargar y revisar tu desempeño en el período que elijas.

📢

Anuncios de Meta (Click-to-WhatsApp)

Que el bot sepa por cuál anuncio llegó cada cliente

Si hacés publicidad en Facebook o Instagram con botón “Enviar mensaje por WhatsApp”, en 📢 Anuncios conectás cada anuncio con un producto o info producto.

Así, cuando un cliente escribe desde ese anuncio, el bot ya sabe qué le interesa y le habla directo de ese producto — sin que tengas que adivinar.

🛡️

Antifraude e Incidencias

Detecta comprobantes falsos y te avisa cuando hay que intervenir

🛡️ Antifraude: cuando un cliente manda un comprobante de pago, el sistema lo analiza con IA y detecta comprobantes repetidos o sospechosos (misma imagen usada dos veces, montos que no cuadran, etc.). Así no te clavan con pagos falsos.

🚨 Incidencias: si un cliente necesita atención humana (algo que el bot no puede resolver), aparece acá para que vos lo atiendas. Te llega también la notificación de la campanita 🔔.

💡 Revisá Incidencias seguido: son los clientes que el bot te pasó para que cierres la venta personalmente.
🏷️

Modo mayorista

Precios por cantidad para clientes que compran al por mayor

Activá el Modo mayorista en Configuración para definir precios por cantidad (tiers). Ej.: 1–9 unidades a $10.000, 10+ a $8.000.

El bot detecta si el cliente compra al por mayor o al detal y le aplica el precio que corresponde automáticamente.

❓

Preguntas frecuentes

Las dudas más comunes, resueltas

¿El bot responde si apago la computadora?

Sí. El sistema corre en la nube 24/7. Tu PC no necesita estar prendida; solo tu celular con WhatsApp e internet.

Mi WhatsApp se desconectó, ¿qué hago?

Entrá a 💬 WhatsApp y escaneá el QR de nuevo. Si no aparece, tocá “Reiniciar conexión”.

¿Puedo seguir contestando yo manualmente?

Sí. Podés apagar el bot en una línea cuando quieras atender vos, y prenderlo de nuevo después.

¿Se pierden mis datos?

No. Productos, ventas y finanzas quedan guardados de forma segura y separada para tu negocio.

¿Cuántas líneas de WhatsApp puedo usar?

Depende de tu plan: Básico/Pro = 1 línea, Negocio = 2 líneas.

🆘

¿Necesitás ayuda?

Si algo no funciona o tenés dudas, escribinos por WhatsApp al soporte. Estamos para que tu negocio venda sin parar. 🚀